POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA

NIT 900642375-6

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos Personales, es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GRAVITY COLOMBIA S.A.S   respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

 2.1) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 2.2) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la Finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

2.3) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 2.4) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

2.5) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;

2.6) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

2.7) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; 2.8) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

2.9) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

2.10) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

2.11) Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un responsable del Tratamiento de Datos.

2.12) Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos.

2. 13) Política de Cookies: Una Cookie es un archivo creado por un sitio web que contiene pequeñas cantidades de datos y que se envían entre un emisor y un receptor, en el caso de internet el emisor es el servidor donde esta alojada la pagina web y el receptor es el navegador usado para la visita web.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y

TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: GRAVITY COLOMBIA S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:

3.1) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

3.2) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;

3.3) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

3.4) Evaluar la calidad del servicio;

3.5) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;

 3.6) Soportar procesos de auditoría interna o externa;

 3.7) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de GRAVITY COLOMBIA S.A.S 

 3.8) Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de proveedores y contratistas;

3.9.) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT;

3.10) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de Privacidad respectiva, según sea el caso;

3.11) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de GRAVITY COLOMBIA S.A.S en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de GRAVITY COLOMBIA S.A.S éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, GRAVITY COLOMBIA S.A.S   no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: i) Exista autorización expresa para hacerlo; ii) Sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados; iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; iv) que sea requerido o permitido por la ley. GRAVITY COLOMBIA S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, GRAVITY COLOMBIA S.A.S   advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

 4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GRAVITY COLOMBIA S.A.S se regirá por los siguientes principios:

1.) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;

2.) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

3.) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

4.) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRAVITY COLOMBIA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, Información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

5.) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

 6.) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GRAVITY COLOMBIA S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

7.) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GRAVITY COLOMBIA S.A.S. Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRAVITY COLOMBIA S.A.S. 

5.1) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de GRAVITY COLOMBIA S.A.S para efectos de consultarlos de manera gratuita cuando lo consideren necesarios y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;

5.2) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la Actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;

5.3) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;

5.4) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;

5.5) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;

5.6) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE GRAVITY COLOMBIA S.A.S Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que están obligados a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

 A. Deberes cuando actúa como responsable:

 1.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el titular.

2.) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

3) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

4) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

5) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

6) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7) Actualizar la información cuando sea necesario.

8) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

8.1) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.

8.2) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

8.3) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.4) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

8.5) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los quince(15) días hábiles contados a partir de su recibo.

 8.6) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

8.7) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.8) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

8.9) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8.10) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se realiza el tratamiento a través de un Encargado.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRAVITY COLOMBIA S.A.S   solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que GRAVITY COLOMBIA S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. GRAVITY COLOMBIA S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El área de contabilidad de GRAVITY COLOMBIA S.A.S   será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo a:

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRAVITY COLOMBIA S.A.S  procederá a publicar un aviso mediante  correo electrónico dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de GRAVITY COLOMBIA S.A.S 

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRAVITY COLOMBIA S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte GRAVITY COLOMBIA S.A.S  en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros de seguridad:

  1. Previamente a recibir información confidencial se suscribirán acuerdos de confidencialidad.
  2. La información remitida por Clientes o Clientes potenciales será archivada en físico y en archivos digitales.
  3. La información sensible será resguardada en archivos con clave si se trata de información digital o en archivos físicos con llave.
  4. Mensualmente se realizará un backup de la información contenida en los archivos digitales.
  5. Los datos personales e información obtenida en virtud del desarrollo de la prestación de servicios, serán almacenados en la carpeta de cada cliente, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad según el  carácter de sensible o no que contenga la información.
  6. Terminada la relación comercial  se devolverá lo pertinente y los arhivos que queden en custodia de la compañía se conservarán en archivo muerto por un periodo de diez (10) años, posterior al cual se destruirán.
  7. En los contratos laborales o de prestación de servicios se incluirán cláusulas de autorización para el acceso a la información y el manejo de la misma.
  8. GRAVITY COLOMBIA S.A.S  almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el administrador y/o el  representante legal y con la finalidad de administrar la relación contractual entre la compañía y el empleado.
  9. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en GRAVITY COLOMBIA S.A.S.
  10. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al representante legal evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
  11. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de la compañía, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
  12. GRAVITY COLOMBIA S.A.S solo solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a la compañía por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
  13. GRAVITY COLOMBIA S.A.S recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

 Atentamente,

GRAVITY COLOMBIA S.A.S